Parmi les stratégies de gestion d’entreprise, il existe l’externalisation qui a, depuis quelques temps, un succès retentissant. Cette méthode est très pratiquée par les entrepreneurs en raison des avantages qu’elle propose. Elle peut toucher différents services au sein de l’entreprise. Les activités administratives et commerciales font parties des services que les prestataires en externalisation prennent de plus en plus en charge.
Mais pourquoi les externaliser ?
Les tâches administratives sont indispensables et obligatoires à la pérennité de l’activité de l’entreprise. Elles font parties des tâches qui préoccupent le plus le dirigeant, et son accomplissement représente un investissement de temps notable pour l’entreprise. Déléguer ce service à un expert semble être l’alternative la plus pertinente et efficace tout en permettant une réelle valeur ajoutée. Externaliser, c’est faire le choix de sous-traiter une partie ou la totalité de ses activités. L’externalisation des activités administratives consiste à déléguer la gestion de toutes les tâches administratives à des spécialistes. Gestion commerciale, commandes, bons de livraison, données comptables, échéances et créances clients, factures, secrétariat… vous n’avez plus à vous en souciez !
Pourquoi faire appel à des ressources externes au lieu de mobiliser les personnels internes ? Tout simplement parce que l’externalisation est plus plus flexible et moins couteuse. L’idée de cet article est de mettre en valeur 5 bonnes raisons d’externaliser ses activités administratives :
L’expertise du prestataire au service des intérêts de l’entreprise
La gestion des tâches administratives est une chose qu’il ne faut surtout pas négliger. Il est important pour un dirigeant de savoir que si la gestion de ces tâches est prise à la légère, c’est la pérennité de l’entreprise qui est en péril. La réalisation de ces missions nécessite ainsi des compétences et savoir-faire que l’entreprise ne peut pas offrir en interne. Et c’est pour cela qu’externaliser ses activités administratives est une solution plus que conseillée.
Le prestataire en externalisation met son expertise à la disposition de l’entreprise pour répondre à son attente peu importe sa spécificité. L’expertise du prestataire est un critère très important. Pour trouver l’expert idéal, il est recommandé de chercher du côté des professionnels ayant une bonne réputation.
Se recentrer sur son cœur de métier
Le développement d’un business nécessite des compétences dans plusieurs domaines de l’entreprise. L’entrepreneur pourrait tout à fait maîtriser tous ces aspects, mais pour le développement de l’entreprise, il est fondamental qu’il ne se centre que sur son cœur de métier.
Le cœur du métier est l’activité principale de l’entreprise. C’est une partie indispensable où l’expertise de l’entrepreneur doit être la plus étendue. Il peut bien sûr traiter tout ce qui est du domaine administratif de l’entreprise, en distribuant ces tâches aux différents départements existants. Mais attribuer ces services à des salariés non qualifiés augmenterait les risques d’erreur.
La sous-traitance de vos opérations administratives vous libère de ces tâches pour vous donner le temps de vous concentrer sur votre activité de base. Cela permet de gagner en qualité en développant l’activité principale. Tout le temps que vous gagnez à ne pas gérer l’administratif sera un gain en productivité et valeur ajoutée.
En externalisant vos activités administratives, vous offrez à votre équipe la possibilité de mieux se concentrer sur chacune de leur tâche assignée. La concentration sur chaque cœur de métier au sein de l’entreprise est une stratégie marketing importante afin de pouvoir découvrir tout le potentiel l’activité. L’option d’externalisation est donc suggérée au dirigeant qui souhaite mieux gérer son business.
Pour une meilleure réactivité
L’externalisation de ses tâches administratives permet aussi d’être plus réactif. On constate ceci dans les firmes à forte saisonnalité c’est-à-dire les entreprises qui connaissent une élévation d’activité ponctuelle et récurrente. Le prestataire externe entre en service au moment des grandes saisons et des hausses d’activités de l’entreprise. Ainsi, le dirigeant évite le recrutement des CDD pour des situations occasionnelles. Ceci montre la flexibilité et la souplesse de l’externalisation qui est aussi un atout au niveau de l’organisation et du plan économique de l’entreprise.
Si l’entreprise utilise le modèle d’une gestion interne, deux cas se présentent :
- L’entrepreneur seul prend la responsabilité des fonctions administratives en plus des tâches qu’il doit déjà accomplir ; il ne sera pas disponible à 100% sur cette mission.
- L’entrepreneur emploie un salarié pour gérer ces fonctions. Dans ce cas, il s’expose au risque d’absentéisme…
Dans ce contexte, l’externalisation est la solution garante pour assurer la permanence de la gestion administrative et commerciale de l’entreprise.
Réduire les coûts et maîtriser la durée
Le traitement des activités administratives peut être séparé en trois modèles distincts :
- Distribuer les tâches aux différents départements.
Employer les salariés déjà en poste permet d’amoindrir les charges et les pressions de recrutement. Mais comme nous avons pu le voir auparavant, cette tâche additionnelle perturbera la concentration de chaque mission et cela diminuera la productivité des équipes.
- Recruter du nouveau personnel
Les démarches de recrutement, la difficulté de recruter la personne adéquate, le temps de toute une formation… recruter de nouveaux capitaux humains n’est pas plus économique que l’externalisation.
- Sous-traiter les activités administratives
Le prestataire s’engage à accomplir les tâches administratives à certains tarifs. Même si faire appel à un sous-traitant en externalisation semble être coûteux, cette charge devient très vite un investissement rentable. Les dirigeants se délestent de toutes les opérations administratives tout en ayant l’assurance que le travail sera bien fait et en temps voulu, et ce de manière ponctuelle ou récurrente.
Une meilleure atteinte des objectifs administratifs
Des réglementations juridiques ou administratives sont parfois exigées sur certaines tâches relatives à l’administration de l’entreprise. Cela nécessite une implication assidue. Le non-respect de ces règles pourrait engager des pénalités et des amendes pour l’entreprise. C’est dans ce cas que les compétences du prestataire ont toute leur importance. Elles permettent d’atteindre les objectifs fixés dans le respect des procédures et des délais.
Bref, un entrepreneur a toutes les raisons d’opter pour l’externalisation de ses activités. L’externalisation assure un travail de haute qualité, libère du temps au dirigeant pour que celui-ci puisse se recentrer sur son cœur de métier, garantit le respect de toutes les législations en vigueur.
Tout ceci afin de contribuer au développement optimal de l’entreprise.
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